Контрактная служба по 44-ФЗ: обязанности, структура, правила создания

Прозрачность и законность государственных и муниципальных закупок приобретают особую важность. Эффективное управление закупочной деятельностью напрямую зависит от профессионализма и организации работы внутри заказчика. Одним из ключевых элементов системы закупок по Федеральному закону № 44-ФЗ является контрактная служба — специализированное подразделение, отвечающее за полный цикл работы с контрактами.

В этой статье мы разберем, что такое контрактная служба по 44-ФЗ, какие обязанности и функции она выполняет, как правильно организовать её структуру и создать в соответствии с законодательством. Также рассмотрим, в каких случаях заказчик обязан формировать контрактную службу и как избежать типичных ошибок при её создании.

Что такое контрактная служба в сфере закупок

Определение по 44-ФЗ и нормативная база

Контрактная служба — это структурное подразделение заказчика, создаваемое для организации и обеспечения исполнения функций по закупкам товаров, работ и услуг для государственных и муниципальных нужд. Впервые понятие контрактной службы появилось в Федеральном законе от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

Закон предусматривает, что контрактная служба отвечает за полный цикл закупочной деятельности: от планирования и размещения заказов до контроля исполнения контрактов и взаимодействия с поставщиками. Помимо самого закона 44-ФЗ, деятельность контрактной службы регулируется подзаконными актами, приказами контролирующих органов и внутренними нормативными документами заказчика.

Основные нормативные источники:

• Федеральный закон № 44-ФЗ (статья 38.1)
• Постановления Правительства РФ
• Методические рекомендации и разъяснения Федеральной антимонопольной службы (ФАС России)
• Внутренние положения и инструкции заказчиков

Контрактная служба 44-ФЗ и её роль в системе закупок

Контрактная служба выполняет важнейшую функцию обеспечения законности и эффективности закупочной деятельности. Она отвечает за соблюдение всех требований 44-ФЗ, контроль сроков и правильности оформления документов, проведение закупочных процедур в соответствии с установленными правилами.

Основные задачи контрактной службы включают:

• Подготовку и размещение закупочной документации;
• Организацию и проведение процедур выбора поставщиков;
• Оформление и подписание контрактов;
• Контроль исполнения условий договоров;
• Взаимодействие с контролирующими и аудиторскими органами;
• Ведение учёта и отчётности по закупкам.

Таким образом, контрактная служба — это центр управления закупками, обеспечивающий прозрачность, своевременность и законность проведения закупочных процедур, что особенно важно для государственных и муниципальных организаций.

Контрактная служба по 44-ФЗ или контрактный управляющий — в чём разница

В сфере закупок часто возникает вопрос: что лучше — создать контрактную службу или назначить контрактного управляющего?

Контрактный управляющий — это отдельное должностное лицо, ответственное за исполнение закупочных процедур. Он может выполнять полный цикл закупок самостоятельно, если объём закупок у заказчика невелик. В таком случае все функции, предусмотренные законом, возлагаются на одного специалиста.

Контрактная служба — это полноценное подразделение с несколькими сотрудниками, каждый из которых выполняет определённые функции. Такая структура необходима при большом объёме закупок (свыше 100 млн рублей в год), чтобы распределить обязанности, повысить контроль и снизить риски ошибок.

Таким образом:

• При небольшом объёме закупок заказчик может ограничиться контрактным управляющим;
• При крупном объёме закупок (свыше 100 млн рублей) закон требует создать контрактную службу как структурное подразделение.

Основное отличие — масштаб и организационная форма: контрактный управляющий — это человек, а контрактная служба — подразделение.

Когда создается контрактная служба по 44-ФЗ

Условия создания контрактной службы: что предусмотрено законом

Федеральный закон № 44-ФЗ устанавливает чёткие критерии для создания контрактной службы у заказчиков. Главным условием является совокупный годовой объем закупок (СГОЗ) — суммарная стоимость всех закупок заказчика за календарный год.

Согласно статье 38.1 44-ФЗ, если СГОЗ превышает 100 миллионов рублей, заказчик обязан создать контрактную службу. Это связано с необходимостью обеспечить должный уровень контроля и профессионализма при значительных объёмах закупок, что минимизирует риски нарушений и обеспечивает прозрачность процедур.

Таким образом, законодатель устанавливает порог в 100 млн рублей для обязательного формирования контрактной службы, учитывая сложность и масштаб закупочной деятельности.

В каком случае заказчик обязан создать контрактную службу

Обязательное создание контрактной службы возникает при превышении порогового значения СГОЗ в 100 млн рублей. В этом случае заказчик не может передавать функции закупок одному контрактному управляющему, а обязан организовать структурированное подразделение — контрактную службу.

Это требование направлено на повышение ответственности и специализации сотрудников, что способствует более качественному исполнению закупочных процедур и снижению рисков нарушений законодательства.

Создание контрактных служб обязательно для заказчиков, чей совокупный годовой объем закупок превышает 100 млн рублей

Законодательство ясно регламентирует, что заказчики с большим объемом закупок (свыше 100 млн рублей в год) должны создать контрактные службы. Это обязательство распространяется на все виды заказчиков — государственные органы, муниципальные учреждения, образовательные и медицинские организации и т.д.

Невыполнение этого требования может привести к административным санкциям и проверкам со стороны контролирующих органов.

Возможно ли создание контрактной службы при СГОЗ менее 100 млн

Закон не запрещает заказчику создать контрактную службу и при меньшем объёме закупок — это право, а не обязанность. Некоторые организации добровольно формируют контрактные службы, чтобы централизовать закупочные процессы, улучшить контроль и снизить риски ошибок.

Такая практика часто применяется в учреждениях с нестабильным, но периодически растущим объёмом закупок, а также в организациях, стремящихся повысить уровень профессионализма и прозрачности закупочной деятельности.

Заказчики, совокупный годовой объем закупок которых превышает 100 млн, создают контрактные службы

Обобщая, можно отметить, что все заказчики, чьи совокупные годовые закупки превышают 100 млн рублей, обязаны создавать контрактные службы. Это условие стало стандартом эффективного управления закупками в государственном и муниципальном секторах.

Создание контрактной службы позволяет обеспечить системный подход к закупкам, распределить ответственность между специалистами, и в конечном итоге повысить качество и прозрачность контрактной системы.

Порядок создания контрактной службы

В соответствии с законом о контрактной системе создание контрактной службы осуществляется так

Создание контрактной службы у заказчика регламентируется Федеральным законом № 44-ФЗ и внутренними нормативными актами организации.

Основной порядок включает несколько ключевых этапов:

1. Принятие решения о создании службы. Руководитель заказчика принимает решение (обычно в виде приказа) о создании контрактной службы, исходя из объема закупок и организационных потребностей.
2. Разработка и утверждение положения о контрактной службе. В положении закрепляются цели, задачи, структура, функции службы, права и обязанности её сотрудников, порядок взаимодействия с другими подразделениями.
3. Формирование состава и численности. Определяется штатное расписание службы, назначаются ответственные лица, в том числе руководитель.
4. Оформление кадровых документов. Заключаются трудовые договоры с сотрудниками службы, проводится их обучение и аттестация по вопросам закупок.
5. Организация рабочих процессов. Внедрение внутренних регламентов, автоматизация документооборота и контроль исполнения закупок.

Таким образом, создание контрактной службы — это не просто формальное действие, а комплексный процесс, направленный на обеспечение качественного и законного проведения закупочной деятельности.

Приказ о создании, положение и состав — можно ли утвердить одним документом

Практика показывает, что для удобства и упрощения документооборота приказ о создании контрактной службы часто совмещают с утверждением положения о службе и её состава. Такой единый документ:

• формализует создание службы;
• определяет её функции и полномочия;
• утверждает штатное расписание и персональный состав.

Это позволяет избежать излишней бюрократии и сделать процесс более прозрачным и понятным для сотрудников и контролирующих органов.

Однако, в зависимости от внутренних процедур организации и требований аудита, положения и состав могут утверждаться отдельными документами. Главное — чтобы вся необходимая информация была зафиксирована официально.

Сколько контрактных служб может создать заказчик

Законодательство не ограничивает количество контрактных служб, которые может создать один заказчик. Теоретически, организация может сформировать несколько подразделений с функциями контрактной службы, если это оправдано структурой и масштабом закупок.

На практике, как правило, создаётся одна централизованная контрактная служба, чтобы обеспечить координацию, избежать дублирования функций и оптимизировать управление закупками.

Однако в крупных организациях с разветвлённой структурой (например, крупные образовательные учреждения с филиалами или многофункциональные государственные органы) могут существовать несколько контрактных служб, отвечающих за закупки в разных подразделениях.

Состав и численность контрактной службы

Состав контрактной службы по 44-ФЗ: кто входит

Контрактная служба представляет собой структурное подразделение, состоящее из специалистов, на которых возлагаются функции по организации и контролю закупок в рамках 44-ФЗ.

В состав контрактной службы обычно входят:

• Руководитель контрактной службы — отвечает за общее руководство, координацию работы и соблюдение законодательства в сфере закупок;
• Контрактные управляющие — специалисты, непосредственно проводящие процедуры закупок, оформляющие документацию, взаимодействующие с поставщиками;
• Специалисты по планированию закупок — отвечают за формирование планов-графиков, анализ потребностей организации;
• Юридические консультанты (если штат позволяет) — контролируют соблюдение правовых норм, консультируют по вопросам законодательства;
• Специалисты по контролю исполнения контрактов — следят за выполнением условий договоров и своевременностью поставок.

Состав может варьироваться в зависимости от объема закупок, организационной структуры и специфики деятельности заказчика.

Какова минимальная численность контрактной службы

Закон 44-ФЗ не устанавливает точного минимального количества сотрудников контрактной службы. Однако исходя из практики и методических рекомендаций, минимальный состав должен обеспечивать исполнение всех функций закупок без нарушения требований закона.

При объемах закупок свыше 100 млн рублей обычно формируется команда из 3-5 человек — руководитель и несколько контрактных управляющих, обеспечивающих распределение обязанностей и контроль. Для заказчиков с меньшим объемом закупок контрактная служба может быть меньше, или функции могут выполнять один-два специалиста.

Основное требование — чтобы численность и квалификация сотрудников позволяли своевременно и качественно выполнять все процедуры закупок.

Требования к контрактной службе по 44-ФЗ и её участникам

Законодательство предъявляет к участникам контрактной службы следующие требования:

• Квалификация и профессиональная подготовка. Сотрудники должны иметь необходимое образование, опыт работы в сфере закупок, проходить регулярное обучение и аттестацию по 44-ФЗ;
• Отсутствие конфликтов интересов. Контрактные управляющие не должны иметь личной заинтересованности в результатах закупок;
• Соблюдение законодательства и внутренних регламентов. Работа службы должна строго соответствовать положениям 44-ФЗ и внутренним нормативам заказчика;
• Независимость и объективность. Сотрудники службы обязаны действовать беспристрастно, обеспечивая прозрачность и честность закупочных процедур.

Кроме того, важно обеспечить надлежащую организацию труда: распределение обязанностей, контроль исполнения, документирование и отчётность. Это помогает снизить риски нарушений и повысить качество закупочной деятельности.

Функции контрактной службы по 44-ФЗ

Основные полномочия и задачи службы

Контрактная служба выполняет ключевую роль в организации закупочной деятельности заказчика и отвечает за весь цикл закупок, начиная от планирования и заканчивая контролем исполнения контрактов.

Основные функции службы включают:

• Подготовка закупочной документации — разработка и согласование тендерной документации, технических заданий, требований к участникам закупок;
• Размещение закупок и проведение процедур выбора поставщика — организация и проведение конкурсов, аукционов, запросов котировок и иных процедур согласно 44-ФЗ;
• Оформление и подписание контрактов — подготовка договоров с победителями закупок, контроль правильности оформления;
• Контроль исполнения контрактов — мониторинг выполнения условий поставок, сроков, качества товаров и услуг;
• Ведение учёта и отчётности по закупкам — формирование отчетов для внутреннего контроля и внешних проверок;
• Взаимодействие с контролирующими органами и поставщиками — обеспечение прозрачности и законности закупок, ответ на запросы ФАС, прокуратуры и других органов;
• Обучение и повышение квалификации сотрудников службы — регулярное обновление знаний в области законодательства и закупочных процедур.

Эти задачи направлены на обеспечение соблюдения требований закона, минимизацию рисков нарушений и повышение эффективности закупочной деятельности.

Контрактная служба действует в соответствии с положением и законом

Деятельность контрактной службы строго регламентирована Федеральным законом № 44-ФЗ и внутренними нормативными актами заказчика — положением о контрактной службе и локальными инструкциями.

• Положение о контрактной службе определяет полномочия, обязанности, порядок работы, права сотрудников, взаимодействие с другими подразделениями организации;
• Закон 44-ФЗ устанавливает обязательные требования к проведению закупок, процедуры, сроки и критерии оценки;
• Внутренние регламенты и инструкции помогают стандартизировать процессы, обеспечить единообразное выполнение процедур и соблюдение сроков.

Таким образом, контрактная служба работает в правовом поле, обеспечивая выполнение задач закупочной деятельности в соответствии с действующим законодательством и внутренними правилами заказчика.

Руководитель контрактной службы

Кто может быть назначен руководителем контрактной службы

Руководитель контрактной службы — ключевая фигура, которая отвечает за организацию и контроль всей закупочной деятельности заказчика. Назначение руководителя обычно происходит приказом руководителя организации.

В качестве руководителя контрактной службы может быть назначено лицо, соответствующее следующим критериям:

• Имеющее опыт работы в сфере государственных или муниципальных закупок;
• Обладающее необходимыми профессиональными знаниями и навыками в области законодательства о контрактной системе (44-ФЗ);
• Способное организовать и контролировать работу коллектива, координировать взаимодействие с другими подразделениями и внешними органами;
• Не имеющее конфликтов интересов, обеспечивающее объективность и прозрачность закупочных процедур.

Назначать руководителем может как штатного сотрудника организации, так и привлечённого специалиста (в том числе по совместительству), при условии, что он соответствует требованиям закона и внутренних нормативов.

Требования к опыту, должности и образованию

Для эффективного исполнения обязанностей руководитель контрактной службы должен отвечать определённым квалификационным требованиям:

• Образование — предпочтительно высшее, юридическое, экономическое, управленческое или специальное образование в сфере закупок и контрактной деятельности;
• Опыт работы — наличие практического опыта в сфере закупок не менее 1-3 лет, знание положений Федерального закона № 44-ФЗ и сопутствующих нормативных актов;
• Профессиональная подготовка — прохождение специализированных курсов повышения квалификации, тренингов и аттестации по закупочной деятельности;
• Личные качества — организаторские способности, внимание к деталям, ответственность, умение работать с большим объемом документации и взаимодействовать с разными подразделениями.

Ответственность за отсутствие или нарушения в создании службы

Административные последствия

Отсутствие контрактной службы или несоблюдение требований по её созданию и функционированию влечёт за собой ряд административных последствий для заказчика и ответственных лиц. В частности:

• Штрафы и взыскания. Контролирующие органы, такие как Федеральная антимонопольная служба (ФАС), могут наложить штрафы на заказчика за нарушение требований 44-ФЗ, в том числе за несоблюдение правил формирования контрактной службы.
• Претензии и замечания в ходе проверок. В случае проверки закупочной деятельности отсутствие или ненадлежащее функционирование контрактной службы фиксируется как нарушение, что может привести к повторным проверкам и дополнительным санкциям.
• Ограничения в праве на участие в закупках. В некоторых случаях нарушения могут повлиять на репутацию заказчика, привести к снижению доверия поставщиков и контролирующих органов, а также к ограничению доступа к участию в некоторых государственных программах.
• Ответственность должностных лиц. Руководители и сотрудники, ответственные за организацию закупок, могут быть привлечены к административной ответственности, включая штрафы и дисциплинарные меры.

Типовые ошибки заказчиков

На практике часто встречаются типичные ошибки, связанные с созданием и функционированием контрактных служб:

• Отсутствие службы при превышении порога СГОЗ. Заказчики не создают контрактную службу, несмотря на обязанность по закону, что является грубым нарушением.
• Недостаточная численность или квалификация персонала. Формируется слишком маленькая служба или назначаются сотрудники без необходимого опыта и знаний, что приводит к ошибкам в закупках.
• Несоблюдение регламентов и положений. Отсутствие утверждённого положения о контрактной службе, слабое документальное оформление функций и обязанностей.
• Передача функций одному контрактному управляющему при необходимости создавать службу. Это снижает контроль и повышает риски нарушений.
• Нарушение требований по обучению и аттестации сотрудников. Отсутствие регулярного повышения квалификации приводит к ошибкам и нарушениям законодательства.
• Слабый внутренний контроль и отсутствие систематической отчетности. Это снижает прозрачность и повышает риски коррупционных и иных нарушений.

Избежать подобных ошибок можно только при тщательном соблюдении требований 44-ФЗ и своевременном создании квалифицированной контрактной службы.

Часто задаваемые вопросы

Обязан ли заказчик создать контрактную службу, если СГОЗ превышает 100 млн руб

Да, согласно статье 38.1 Федерального закона №44-ФЗ, заказчики, чей совокупный годовой объем закупок (СГОЗ) превышает 100 миллионов рублей, обязаны создать контрактную службу. Это требование направлено на обеспечение более прозрачного и контролируемого процесса закупок в крупных организациях. Контрактная служба помогает систематизировать закупочную деятельность, снижать риски нарушений и обеспечивать соответствие законодательства.

Когда нужно выбирать контрактного управляющего вместо службы

Выбор между созданием контрактной службы и назначением контрактного управляющего зависит от объема закупок и организационных возможностей заказчика:

• Если совокупный годовой объем закупок заказчика менее 100 млн рублей, он вправе не создавать полноценную контрактную службу, а назначить одного или нескольких контрактных управляющих, которые будут выполнять функции закупок.
• Если объем закупок превышает 100 млн рублей, закон требует именно создания контрактной службы, а не назначение одного управляющего.
• В небольших организациях, где объем закупок невелик, назначение контрактного управляющего является более простым и экономичным решением.

Можно ли создать контрактную службу при СГОЗ менее 100 млн

Да, закон не запрещает создавать контрактную службу при совокупном годовом объеме закупок менее 100 млн рублей. Это может быть целесообразно для повышения качества закупочной деятельности, повышения контроля и снижения рисков. Создание службы в таких случаях — это право, а не обязанность заказчика. Решение принимается с учетом специфики деятельности и организационных возможностей.

Кто утверждает состав службы и как его изменить

Состав контрактной службы утверждается руководителем заказчика приказом или распоряжением. Этот документ фиксирует штатное расписание службы, перечень сотрудников и их должности.

Для внесения изменений в состав службы (например, замена сотрудников, изменение численности) также издается соответствующий приказ руководителя. При этом изменения должны соответствовать внутренним положениям о контрактной службе и не нарушать требований законодательства.

Заключение

Важность своевременного создания контрактной службы

Своевременное создание контрактной службы — ключевой фактор для эффективного и законного проведения закупочной деятельности. Наличие квалифицированного подразделения, отвечающего за весь цикл закупок, помогает минимизировать риски нарушений, обеспечивает прозрачность процедур и улучшает качество исполнения государственных и муниципальных контрактов.

Отсутствие или несвоевременное формирование контрактной службы может привести к административным штрафам, претензиям со стороны контролирующих органов и ухудшению репутации заказчика. Поэтому соблюдение требований Федерального закона № 44-ФЗ и организационное обеспечение закупок — залог стабильной и успешной работы учреждения.

Советы для заказчиков с различным объёмом закупок

• Заказчики с СГОЗ более 100 млн рублей:
  Озаны создать контрактную службу. Рекомендуется организовать полноценное подразделение с чётко распределёнными обязанностями, регламентированной работой и регулярным повышением квалификации сотрудников.
• Заказчики с СГОЗ менее 100 млн рублей:
  Иют право не создавать контрактную службу, но могут назначить одного или нескольких контрактных управляющих. При этом целесообразно оценить преимущества создания службы для повышения контроля и эффективности закупок.
• Небольшие заказчики и образовательные учреждения:
  Мно использовать гибкий подход — создавать небольшие службы или назначать ответственных за закупки специалистов. Главное — обеспечить соответствие законодательству и качественное выполнение закупочных процедур.
• Общее правило для всех заказчиков:
  Рулярно обновлять внутренние регламенты, обучать персонал, своевременно реагировать на изменения в законодательстве и контролировать соблюдение требований 44-ФЗ.

Соблюдение этих рекомендаций позволит избежать рисков, повысить прозрачность и качество закупок, а также укрепить доверие со стороны поставщиков и контролирующих органов.